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加强住房公积金档案管理工作的建议


2019-08-07 来源:住房公积金论坛

住房公积金档案是住房公积金缴存、提取、信贷等各项业务的原始记载,是维护和保障缴存职工合法权益的重要依据,是住房公积金管理中心实施正确决策的有效参考。新的形势下,大力加强住房公积金档案管理工作势在必然。

一、当前住房公积金档案管理工作存在的主要问题

(一)机构队伍不健全。绝大多数住房公积金管理中心因机构和人员编制限制,没有专设档案室,更谈不上有专职人员司管。住房公积金档案管理工作还存在说起来重要,忙起来次要,关键时候忘掉等现象。

(二)基本设施不完善。部分住房公积金管理中心有档案室但基本设施不完善,布局不合理,功能不齐全,标准不达标,不足以满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。

(三)归档管理不规范。住房公积金管理中心及各管理部没有建立档案归档管理工作制度,住房公积金档案资料的收集归档管理不规范,与国家档案事业蓬勃发展的大好形势和时代要求有差距。

(四)信息化程度不高。住房公积金档案信息化建设管理程度不高,尚处于低水平、低层次发展阶段,不足以顺应缴存职工需求和信息化时代发展要求。

(五)应急演练不经常。有关火灾、爆炸、信息安全等突发事件的应急处置预案还不健全不完善,组织开展应急演练不经常,对遇突发事件时是否能够妥善有效应对缺乏足够底气和全面把握。

二、加强住房公积金档案管理工作的几点建议

(一)要高度重视档案工作。住房公积金档案是住房公积金工作实践过程的历史记录,是不可再生的重要资源。随着时间的推移和近年来缴存职工及住房公积金管理中心维权数量的不断增加,住房公积金档案管理工作的重要性日益显现。确保住房公积金档案安全完整,这是住房公积金档案管理工作的生命线,也是住房公积金服务保障民生的具体体现。住房公积金管理中心要以高度的政治责任感和神圣使命感,直面问题和短板,创造性研究破解机构编制障碍。有条件的地市,要积极争取落实机构人员编制。尚不具备条件的地市,可通过劳务派遣等方式,确保档案工作有专干、有专管,管得好、管出成效。

(二)要加强档案设施建设。基础设施建设是管好档案的重要前提,是确保档案安全完整的基本保障。住房公积金管理中心要在现有办公用房条件下,以更大的气力和魄力,采取购买或租赁等方式,加大资金投入,认真解决档案用房和档案基础设施建设的难题和瓶颈。要遵循安全保密、科学适用,布局合理、功能齐全,设施完善、防控到位的原则,加大档案用房及基础设施建设力度。

(三)要规范档案归档管理。规范化是档案归档管理的法宝,是提升档案服务管理水平的真经。各省住房公积金监管部门要在积极督促各地住房公积金管理中心扎实推进落实住建部“双贯标”工作的基础上,按照住房公积金归集、提取业务标准和住房公积金个人住房贷款、财务会计业务规范等制度刚性约束,遵循国家档案局系列规定要求,认真对本省住房公积金档案归档管理工作进行严格规范。住建部适时再对住房公积金行业档案归档管理进行制度规范。要按照应归尽归、及时高效,分门别类、规范有序的原则,建立收集、整理、归档、管理工作责任制,加大归档管理工作力度,确保归档管理的规范化。

档案管理信息化是提高档案系统整体功能的本质要求,是与时俱进加强和改进档案管理工作的具体体现。新的时代,数字化、信息化已成为档案管理工作的必然要求。住房公积金管理中心要像抓业务操作平台信息化建设那样,高度重视档案信息化建设。要积极依托“互联网+”、云计算、大数据等新技术、新知识、新要求,加快住房公积金档案信息化建设进度。要积极推进纸质档案向电子档案的转换,全面提升住房公积金档案信息化管理水平。

(五)要强化档案日常管理。强化档案的日常管理是提升档案管理规范化水平的关键一环,是确保档案管理工作安全高效的重要举措。档案管理贵在日常,难在日常。档案管理工作要搞好,日常管理规范化是关键。要进一步加强组织领导、明确管理责任,健全安全体系、防控安全风险,做到日常收集整理、分类归档规范化,安全管理、风险防范规范化,清点检查、查阅借用规范化。

(六)要加强档案人才建设。住房公积金档案管理工作专业性、业务性极强,既要有扎实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识,加强档案管理人才队伍建设刻不容缓。通过统一招考、人才引进等方式,努力适应新形势新任务的需要,不断壮大档案人才队伍。要按照政治过硬、业务精湛,服务高效、干净担当的要求,大力培养既掌握现代科学技术和现代管理知识,又熟悉档案专业规范及操作流程的复合型档案人才队伍。要努力营造环境、积极搭建平台,精准施策促进、激励约束并重,全力构建档案人才队伍发展的体制机制。

(七)要健全预案组织演练。建立健全应急预案是确保档案绝对安全的现实需要,是遇有突发事件最大限度减少档案损失的必要手段。住房公积金管理中心要根据实际,制定档案火灾、爆炸、信息安全等突发事件的应急处置预案,建立健全档案安全应急处置机制,确保档案安全受到威胁时能得到优先抢救和妥善处置。要定期组织开展档案安全知识讲座和档案安全突发事件应急演练,提高档案应急处置能力,确保遇有突发事件时能够妥善有效应对,最大限度预防和减少突发事件对档案造成的危害和损失。

(八)要提高档案服务能力。档案的服务能力是档案工作的价值所在,是档案服务为民的神圣使命。要转变传统观念,把档案管理工作重点由单纯的保管向提供全方位服务转变,让住房公积金档案以人为本的本质属性和内在价值最大化体现。要更新服务理念,变被动服务为主动服务,让住房公积金档案为民服务的核心价值和丰富内涵充分展现。要改进服务方式,由原始费时费劲的手工作业向高效便捷的信息化转变,进一步提高档案服务的现代化水平,让住房公积金档案服务与时俱进的时代性完美实现。